工務店、リフォーム会社がテレワークを始める５つのステップ

テレワークをしないリスク　＞　テレワークをするリスク

新型コロナウイルスに感染しても自覚症状が無い人もおり、「私たちの周りにも感染している人は必ず居る」と、考えた方が良いと思います。

すると、コロナウイルスに感染しない努力ももちろん必要ですが、感染を広げないという意識もとても重要です。

実際、新型コロナウイルスに感染したけれど潜伏期間中に、オフィスに出社し、社内の従業員に感染を広げてしまった…というケースは珍しい話では無くなってきました。

人の噂は、ものすごいスピードで広がります。「あの会社でコロナ感染者が出たらしい…」なんて話は、地域密着でのお仕事をされている皆さんにとって、コロナが収束してからも集客や営業の足を引っ張ることになるでしょう。

テレワークは難しい…と出来ない理由はいろいろあると思いますが、テレワークをしないリスクの方が大きいことを認識し、出来るだけ早急に、出来るところからテレワークを実施するということを決断するタイミングなのではないでしょうか？

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参考資料を探すなら

出来るところからテレワークを始めるにあたって、何か参考になる資料はないかと言われたら、

総務省が出している「テレワーク導入手順書」をオススメします。

平成28年作成と、ちょっと古いのですが、賢い人たちが携わっているだけのことはあって、ちょっとボリュームはありますが、分かりやすく網羅されていると思います。

《参考》

総務省　テレワーク導入手順書

https://www.soumu.go.jp/main_content/000668432.pdf

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1.業務とデータの整理

住宅会社がテレワークを始めるにあたって、最初にすべきことは、どこまでテレワークが出来るかを見極めることです。

まずは、こんな表に業務とデータを整理してみましょう。

表にまとめたら、クラウド化できる情報、テレワークで処理できる業務にマーカーで印をつけるなど、業務とデータを整理します。

ここでは、すぐにテレワーク対応できそうなもの、クラウドツールを導入すれば対応できそうなど一定の条件を満たせば対応できそうなもの、といったように優先度を分けて整理すると良いと思います。

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2.ハードウェア、環境の準備

次にテレワークを実施するための環境について確認していきます。

自宅でも仕事ができるように、会社のパソコンなどを従業員が自宅に持っていけるようにするための準備をします。

テプラなどでパソコンにラベルを貼り付けたり、備品管理表などを作成します。

また、1人＝1メールアドレスを付与しておらず、共通のメールアカウントで運用している会社もごく稀にありますが、テレワークするためには1人＝1メールアドレスは必須ですので、この機会に環境整備をしてください。

備品管理表（例）

備品管理表で、管理したい項目は以下のようなものです。適宜調整して使ってみてください。

なお、この備品管理表も、これを機にExcelで管理するのではなく、Googleのスプレッドシートのようにクラウド上で管理するようにしましょう。

コミュニケーション手段

普段は、同じ事務所にいたのですぐに声をかけて確認や相談ができたけれど、テレワークになると姿が見えなくなるので、どのようにコミュニケーションを取っていいか不安に感じるかもしれません。

テレワークを導入するにあたって「ビジネスチャット」と「テレビ会議」は必須です。

ビジネスチャット

メールでのやりとりだと、受信トレイの中で埋もれてしまったり、後回しにされてしまったりするので、ビジネスチャットを導入しましょう。工務店やリフォーム会社でも、導入されているところが多いチャットワークがオススメです。

テーマごとにチャットグループを作成して、必要なメンバーを招待します。過去のやりとりも把握しやすく、スマポアプリにも通知が飛ばせるのでレスポンス良くやりとりが出来ます。

テレビ会議

コミュニケーションを大事にしていたからこそ、顔が見えない状態で仕事をすることに対する不安も大きいと思います。テレビ会議を使って、社内ミーティングや朝礼が行えるようにしましょう。

多少の制約はありますが、テレビ会議を無料で行えるツールもあるので、いろいろ試してみて自社に合ったものをお選びください。

whereby

https://whereby.com/

プラグインなどのインストール不要で始められます。4拠点までは無料

Zoom

https://zoom.us/

使い勝手も良く、遅延なども少ないように思います。セキュリティ面の課題が指摘されていますが、改善されつつあるようです。

Google meet

https://meet.google.com/

既にG-suiteなどGoogle製品を使っている方にとっては馴染みやすい。

なお、テレビ会議に１人で参加するときには、イヤホンやヘッドホンを使いましょう。ノートPCの場合、スピーカーから出た音をまたマイクが拾ってしまって、音が輪唱しているような状況になってしまう場合があります。

また、同じ会議室にいるメンバーがテレビ会議に参加する場合には、PCを１台にしてマイク・スピーカーで会話をすると音声がクリアになります。ヤマハ製のマイク・スピーカーは評判がいいですが、１万円ぐらいのものでもずいぶん品質が良くなって来ています。

Yamaha YVC-200B

https://sound-solution.yamaha.com/products/uc/yvc-200/index

1～4名ぐらいの打ち合わせ用とのこと。

eMeet M0

https://www.amazon.co.jp/gp/product/B07Q3FQ8K6/

当社では、これを12,000円ぐらいで買いましたが、Amazonでは品切れ状態のようですね。（汗）

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3.ペーパーレス化、情報のクラウド化

図面、工程表、仕様書、カタログ等、工務店やリフォーム会社にとって、事務所の中をぐるっと見回すと、非常にたくさんの書類があります。

事務所の外から必要なデータを利用するためには、まず紙での管理を減らして、ペーパーレス化を進める必要があります。

ただ、ペーパーレス化というと、書類をゼロにしなければならない…と思い込んでしまい、（手書きでメモする便利さを捨ててまでペーパーレス化なんて無理だ）という反対が起きるかもしれません。しかし、元の情報はデータ化するけど必要に応じて印刷して使う、なんて方法を取れば、ストレスも減らせるのではないでしょうか？

ペーパーレス化の目処が立ったら、次はデジタル化した情報をクラウド上での管理です。

目的に合わせて、さまざまなツールがあるので、段階的に導入を進めましょう。（現場の業務が少なくなってる今こそ、クラウドツールを導入する絶好のタイミングです。）

ファイルサーバー

Excelデータや現場の写真、CADデータなど、社内のファイルサーバーで共有しているデータをクラウド上で管理できるようになれば自由度は高まります。

フォルダごとに権限設定ができたり、操作した履歴が記録されたりと、便利そうな機能もいろいろあります。しかし、ネットワークの速度や操作感の違いなどを感じるリスクもあるので、一度にすべてのデータをクラウド化するのではなく、現在担当している現場の情報に限定してクラウド化してみてから、全データをどうするか判断された方が良いと思います。

Dropbox

https://www.dropbox.com/ja/

個人から大企業まで利用されており、メモ書きができるpaperという機能も便利そう

BOX

https://www.box.com/ja-jp/home

セキュリティと共有機能の利便性からBtoBで人気

Office 365

https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/business/all-business

ExcelやWordなどマイクロソフト製品を使ったデータと相性が良さそう

G-suite（旧GoogleDrive）

https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/features/

GmaiやGoogleカレンダーなど、Google製品を使っていると管理が楽

現場管理

今までは協力業者との現場情報のやりとりは、ファックスやメールを使っていたかもしれませんが、建築業に特化した現場管理ツールが人気です。

協力業者にもアカウントを付与し、現場情報のやりとりをクラウド化します。職人さんにも使ってもらうのはハードルが高いように感じるかもしれませんが、現場が落ち着いている今こそ導入のチャンスではないでしょうか？

ダンドリワーク

https://www.dandoli-works.com/

アンドパッド

https://lp.andpad.jp/

ファックス受信

取引先からファックスが届くので、それをスキャンしてPDFを担当者に送る、なんてムダな業務が発生しそうな場合には、届いたファックスをメールに変換して受け取るというサービスがあります。

D-fax

http://www.d-fax.ne.jp/

初期登録料のみで、受信料や月額料金は無料で利用可

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4.テレワークの実践と改善

最初からしっかり環境を整えて、、、、というのではなく、まず出来ることからやってみる、という手順がオススメです。やってみて、これは不便だなと感じるところがあったら随時対応していけばOKです。

特に、テレワークを進めるにあたって、助成金や補助金も出ているので、該当するものが無いか確認してみてください。

《厚生労働省》　

働き方改革推進支援助成金（テレワークコース）

https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/jikan/syokubaisikitelework.html

《経済産業省》

IT導入補助金2020（特別枠）

https://www.it-hojo.jp/

《東京都》　

事業継続緊急対策（テレワーク）助成金

https://www.shigotozaidan.or.jp/koyo-kankyo/joseikin/kinkyutaisaku.html

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5.テレワークの可能性を考える

テレワーク導入を検討するにあたって、すぐに出来そうな業務・職種もあれば、難しそうだけど近い将来にはテレワーク化したいものもあると思います。

テレワークによって働き方の柔軟性が高まり、業務生産性が高まるのは明らかです。

ホリエモンさんが「テレワークが進むと、仕事していないヤツがあぶり出される」といったことをYoutubeでも言っていましたが、職場に居ないからこそ見えてくることが増えるでしょう。人事評価の基準が変わるでしょうし、事務所の家賃が本当に価値あるものか見直すタイミングも出てきそうです。

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まとめ

冒頭にも書きましたが、テレワークを導入しないリスクやデメリットの方が大きい時代です。コロナ感染症による緊急事態宣言が出され、学校も休止している状況では従業員さんの家庭における負担も大きいはず。

社内の風土改革には、決まって反対意見が生まれます。コロナという今まで経験したことがない危機に対し、そのままじっと耐えたしてもアフター・コロナでは、元の時代には戻りません。

この危機をきっかけ（＝変化する言い訳）にして、新しい工務店やリフォーム会社の働き方改革にチャレンジしていきたいですね。